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            寧圣集團部門印章管理辦法

            2019-08-12

            一、總則

            1、為健全完善集團已有印章管理制度【《印章證照使用及管理制度》(3-HYKG-0103-104-A0)】,規范公司部門(中心/事業部)印章(以下簡稱“印章”)的刻制、發放、保管、使用、停用、廢止和銷毀,確保公司資產安全運營,特制定本辦法。

            2、本辦法中所指的印章,是指在集團發布或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上,需要以有關部門(中心/事業部)名義證明其權威作用而使用的印章。


            二、印章格式

            印章刻有公司各部門(中心/事業部名稱,一律為圓形,直徑為4.0cm,中央一律刊五角星,星尖直徑為1.35cm,圓邊寬為0.1cm,五角星外刊公司名稱,自左而右環行,部門(中心/事業部)名稱在星下方作橫排并隔行統一標注“部門專用章”字樣,印文使用簡化宋體字。


            三、印章使用范圍

            (一)對內范圍

            1、以部門(中心/事業部)名義對內的發文(通知、制度、辦法、規則、意見、計劃、證明、章程、協議)等工作性文書;

            2、對集團上級的請示、報告、各種統計報表【月報、季報、(半)年報】等事務性文書。

            (二)對外范圍

            1、以部門(中心/事業部)的名義對外出具的證明、報告、函、介紹信以及經營需要等聯系性文書;

            2、公司與內、外部單位聯合簽發需部門(中心/事業部)蓋章的文書。

            上述所有對外文書不得以公司名義對外承擔任何與經濟責任相關的權利和義務。

            所有印章不具備法人效力,凡以公司名義下發或需以法人名義對外的文書,均應按照辦公流程申請使用公司印章,部門(中心/事業部)應審慎評估印章使用范圍與效力,杜絕出現以部門名義使用印章代表公司整體與法人效力的情況,嚴禁開具加蓋印章的空白介紹信、證明等。


            四、印章管理

            (一)權限

            印章的刻制、改刻、停用、廢止和銷毀均需填寫《部門印章刻制/改刻/停用/廢止/銷毀審批表》(詳見附件一),報集團總裁批準;集團行政部負責具體印章格式的確定、刻制(改刻)、發放、停用收回、廢止銷毀、印章檔案、印章管理辦法制定以及印章使用監督檢查。各部門(中心/事業部)負責印章的使用、具體管理保存和使用登記,并根據需要和實際情況提出單獨刻制或改刻申請等。

            (二)刻制

            印章在公司組織架構調整后,由行政部根據集團總裁指示統一刻制。新增部門(中心/事業部)、印章遺(滅)失損毀、部門(中心/事業部)更名等情況需單獨刻制或改刻的,由相關部門(中心/事業部)提出申請,經集團總裁批準后由行政部負責刻制。印章刻制完畢后在投入正式使用前,各部門(中心/事業部)需在行政部統一填寫《部門印章啟用審批表》(詳見附件二),印章印模留樣一并備案留存。

            (三)保管、使用與登記

            行政部統一制作《部門印章使用審批表》(詳見附件三),與印章一同交付各部門(中心/事業部)指定的印章保管人【不能為部門(中心/事業部)負責人】。印章一般應放置于有安全防護措施的專門保管箱(柜)等處,保管人名單報行政管理中心備案。使用印章前應先獲批準,申請人于OA系統提交《部門印章使用審批表》,寫明擬用印章種類【即具體用印的部門(中心/事業部)】、是否外借(如需外借需標明歸還時間)、用印事由及用印份數,同時將文件詳單(清單)上傳OA作為附件,然后填寫相關部門,審批通過后攜紙質審批表(打?。┲劣≌鹿芾韱T處使用印章。申請人與保管人核對并簽字登記【見《部門印章使用審批表》】,保管人同時應對審批表原件和用印文件類復印件存檔保管。保管人離職、部門內崗位調整或因人事調動離開原部門崗位的,各部門(中心/事業部)負責人必須指定專人代替,并在提請完成印章管理人變更審批【詳見附件四:《部門印章管理人變更審批表》】后做好后續管理交接工作【詳見附件五:《部門印章交接表》】。行政部要定期對印章使用登記保管情況進行檢查。

            (四)遺失和損毀

            印章出現遺(滅)失、損毀情況時,應立即報告集團總裁,同時同步報集團行政部備案、公示等。行政部應會同相關部門迅速采取相關補救措施,并在評估后確定是否新刻。

            (五)停用、廢止與銷毀

            因公司組織架構變更、總裁批準或其他原因應停用或廢止的印章,由使用部門(中心/事業部)及時將印章及《部門印章使用審批表》交付行政部處理。停用后重新使用的,由部門(中心/事業部)單獨申請,總裁批準后發還重新啟用。印章停用滿三年的,由行政部報請廢止并銷毀;報請廢止審批通過的,印章及其使用記錄應在保存三年后再報請銷毀。


            五、責任追究

            1、嚴禁任何部門(中心/事業部)及個人在未經上級授權及審批同意的情況下私刻、仿刻、私(濫)用、盜用及肆意丟棄(保管)印章等行為。

            2、對于保管人因不當管理而發生印章遺(滅)失、損毀情形的,以及違反本辦法上述規定私刻、仿刻、私(濫)用、盜用及肆意丟棄(保管)印章等行為的,集團將視情節和后果追究相關責任人的行政和經濟責任。對于因上述失職行為給公司帶來嚴重后果(重大經濟糾紛或財產損失等)的,集團將視具體情況嚴肅追究有關責任人的法律責任。

            3、本辦法自發布之日起施行,由集團行政部解釋并予以修改。

             

            附件:1、《部門印章刻制/改刻/停用/廢止/銷毀審批表》

                2、《部門印章啟用審批表》

                3、《部門印章使用審批表

                4、《部門印章管理人變更審批表

                5、《部門印章交接表》


                 

            寧圣企業管理集團

            201985







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